Documentation FactSecure

Cas d'utilisation

Trois schémas pour situer rapidement le service : parcours de preuve, formules / rôles, et distinction entre factures patients et facture d'abonnement.

Menu et navigation

La colonne de gauche donne accès aux rubriques principales ; le fil d'Ariane indique la page active. En bas du menu : liens vers le portail public de vérification et le site public, puis Se déconnecter.

• Tableau de bord — synthèse du cabinet et raccourci vers les dernières factures.
• Factures émises — liste complète, recherche libre (patient, numéro, année ou mois/année), filtres et tri (date ou patient).
• Personnalisation PDF — conditions générales et cachet du cabinet (Paramètres ou /dashboard/pdf), aussi accessible depuis une fiche facture.
• Vérification du cabinet — suivi du dossier administratif (visible selon le statut et le rôle).
• Mes coordonnées — identité du cabinet, adresse, profil sur les factures, contacts facturation.
• Journaux d'audit — événements consolidés pour toutes les factures.
• Comptes du cabinet — visible pour le gestionnaire principal du Cabinet (et selon formule les co-gestionnaires).
• Équipe — formules Cabinet et Structure : cartographie des praticiens de l’équipe (détails).
• Pilotage structure — formule Structure uniquement : vue consolidée des praticiens et émissions (détails).
• Mon abonnement — formule, paiement Stripe, factures éditeur (détails).
• Paramètres — e-mail de connexion, mot de passe, thème d'affichage.
• Documentation — guide produit (cette page) ; depuis le cabinet, s'ouvre dans un nouvel onglet.
• Messagerie et Support — tickets Support et messages d'information (détails).

Un second bloc de menu regroupe Documentation et Messagerie et Support. Le bouton Ouvrir un ticket Support se trouve sur la page de la boîte de réception, pas dans la barre latérale. Certaines entrées (abonnement, équipe, structure, messagerie) n'apparaissent que selon votre formule et votre rôle.

Connexion et mot de passe oublié

L'accès à l'espace cabinet se fait depuis la page publique /login avec l'e-mail et le mot de passe de votre compte utilisateur.

Option « Se souvenir de moi »

Sur la page de connexion, vous pouvez cocher Se souvenir de moi pour rester connecté jusqu'à 2 h du matin (heure de Paris). Passé ce seuil, une nouvelle connexion est demandée — en pratique, au moins une authentification par jour. Sans cette option, la session est plus courte (environ 90 minutes) et le navigateur peut aussi la supprimer à sa fermeture.

Sur un poste partagé, préférez vous déconnecter manuellement (menu cabinet) plutôt que de laisser une session ouverte.

Réinitialisation par e-mail (self-service)

Si vous avez oublié votre mot de passe mais que votre compte est déjà actif avec un mot de passe défini, vous pouvez recevoir un lien sécurisé sans passer par le support :

1. Sur /login, utiliser le lien Mot de passe oublié ? (la page de destination conserve votre éventuelle URL de retour après connexion).
2. Sur /login/mot-de-passe-oublie, saisir l'e-mail de connexion du compte cabinet.
3. Le service affiche toujours le même message de confirmation (pour ne pas indiquer si une adresse est inscrite ou non). Si un compte actif correspond, un e-mail est envoyé avec un lien vers /login/reinitialiser-mot-de-passe ; le lien reste valable 3 minutes et ne peut servir qu'une fois de manière fiable.
4. Après avoir choisi un nouveau mot de passe conforme aux règles affichées, retournez sur /login pour vous connecter.

Pensez à vérifier le dossier courrier indésirable. En cas d'échec répété, un gestionnaire principal du Cabinet peut toujours déclencher une réinitialisation depuis l'administration FactSecure (fiche client, collaborateurs). Les comptes suspendus ou sans mot de passe encore défini ne reçoivent pas ce type de lien ; les nouveaux collaborateurs reçoivent en général un mot de passe provisoire puis sont invités à le changer à la première connexion (Paramètres).

Si vous ne recevez pas l'e-mail, vérifiez votre dossier de courriers indésirables puis contactez l'administration FactSecure.

Validation de l'e-mail après inscription

Si votre cabinet a été ouvert via le parcours d'inscription en ligne, vous devez cliquer sur le lien reçu par e-mail (valable 48 heures) avant de pouvoir vous connecter normalement. L'e-mail contient aussi le récapitulatif de commande (formule et périodicité).

En cas de lien expiré ou d'e-mail non reçu, voir la section Inscription et validation e-mail et la FAQ e-mail de validation.

Inscription et validation e-mail

L'ouverture d'un nouveau cabinet se fait aujourd'hui sur invitation / accompagnement FactSecure. Le parcours d'inscription self-service en ligne (choix de formule Solo, Cabinet ou Structure, périodicité mensuelle ou annuelle, coordonnées, acceptation des CGV, puis paiement par carte bancaire ou PayPal via Stripe) n'est pas encore ouvert au public. Pour toute demande, utilisez Contact.

Après le paiement

1. Page de confirmation avec les prochaines étapes.
2. E-mail unique : confirmation de commande + lien de validation de l'adresse e-mail du gestionnaire (48 h).
3. Clic sur le lien → compte activé pour la connexion sur /login.
4. Validation administrative FactSecure : l'émission de factures patients reste suspendue jusqu'à vérification du cabinet (comme pour tout nouveau client).

Renvoyer l'e-mail de validation

Formulaire de renvoi (e-mail + mot de passe du gestionnaire) disponible :

• sur la page de confirmation d'inscription ;
• si le lien de validation a expiré ;
• sur /login, uniquement lorsque la connexion échoue parce que l'e-mail n'est pas encore validé (le mot de passe est correct).

Le formulaire de renvoi n'apparaît pas par défaut sur la page de connexion : il s'affiche seulement dans ce cas précis.

Mon abonnement

La rubrique Mon abonnement (/dashboard/abonnement) centralise la relation commerciale entre votre cabinet et FactSecure. Elle est visible pour le gestionnaire principal du Cabinet et les associés ; les modifications (formule, paiement) sont réservées au gestionnaire principal.

Formule et renouvellement

• Affichage de la formule actuelle (Solo, Cabinet, Structure) et de la périodicité ( mensuelle ou annuelle).
• Changement de formule : programmé au prochain renouvellement (pas de changement immédiat avec prorata). La formule en attente est indiquée sur la page.
• Date de prochaine échéance et mode de paiement (carte ou PayPal enregistré chez Stripe).

Paiement et portail Stripe

Le bouton Gérer le paiement sur Stripe ouvre le portail sécurisé Stripe pour mettre à jour la carte ou PayPal, ou consulter certaines informations de facturation côté prestataire de paiement.

Résiliation

Le gestionnaire principal peut résilier l'abonnement à tout moment depuis cette page (ou via le portail Stripe). La résiliation prend effet à la fin de la période déjà réglée (pas de renouvellement, pas de remboursement au prorata de la période en cours). Tant que la date n'est pas atteinte, il est possible d'annuler la résiliation (réactivation).

Après la date d'effet, vous disposez en principe de 30 jours calendaires pour exporter vos factures PDF (accès restreint aux exports) ; voir Conservation.

Faculté de renonciation (première période)

Indépendamment de la résiliation classique, et sans reconnaître un droit de rétractation « consommateur », FactSecure prévoit une faculté contractuelle de renonciation : remboursement intégral de la première période déjà réglée, si toutes les conditions suivantes sont réunies :

• demande écrite à administration@factsecure.fr dans les 14 jours calendaires suivant le paiement de la première période ;
• première souscription uniquement (hors renouvellement, changement de formule ou réactivation) ;
• aucune facture d'honoraires émise (les brouillons non émis ne comptent pas) ;
• confirmation de la clôture concomitante de l'abonnement.

Le détail fait foi dans les conditions contractuelles en vigueur au jour de votre souscription.

Factures éditeur (FactSecure → cabinet)

L'historique des factures d'abonnement émises par FactSecure vers votre cabinet est téléchargeable en PDF depuis cette page. Ce ne sont pas vos factures d'honoraires patients : celles-ci restent dans Factures émises.

Praticiens de l’équipe et comptes supplémentaires

• Cabinet — 2 à 5 praticiens de l’équipe inclus (ajustables depuis Équipe), sans ligne Stripe supplémentaire par praticien.
• Associé co-gestionnaire (Cabinet/Structure) — occupe une place d’équipe, pas un quota de compte du cabinet gratuit.
• Compte d’équipe supplémentaire (option contractuelle « siège collaborateur ») — +5 €/mois TTC (ou +50 €/an), Cabinet et Structure uniquement, lorsque tous les quotas (remplaçant, stagiaire, secrétaire) sont atteints. Pool flexible géré depuis cette page.
• Praticien de l’équipe supplémentaire (option contractuelle « siège titulaire ») — +5 €/mois TTC (ou +50 €/an), au-delà du plafond de praticiens de la formule, dans la limite indiquée sur Tarifs.

Rappels avant prélèvement

Si un prélèvement automatique est configuré (carte ou PayPal enregistré chez Stripe), un rappel est adressé 7 jours calendaires avant la date d'échéance : par e-mail au gestionnaire du cabinet et par Messagerie et Support (fil automatique, lecture seule).

Impayés et période de grâce

En cas d'échec de prélèvement, FactSecure laisse une période de grâce de 7 jours pour régulariser sans interrompre immédiatement le service :

• Jour de l'échec (J0) — e-mail et bandeau sur le tableau de bord ; l'accès et l'émission de factures restent ouverts.
• J+3 — rappel par e-mail.
• J+7 — si le paiement n'est toujours pas régularisé, le compte cabinet est suspendu et l'émission de factures est bloquée.
• Régularisation — dès le paiement réussi, la grâce est levée ; une suspension pour impayé est réactivée automatiquement.

Mettez à jour le moyen de paiement via Gérer le paiement sur Stripe. Les réglages personnels (e-mail, mot de passe, thème) restent dans Paramètres.

Rôles et droits

Chaque compte cabinet a un rôle qui détermine ce qu'il peut faire dans FactSecure. Les profils principaux sont : Gestionnaire du Cabinet, Associé (co-gestionnaire), Praticien (de l’équipe), Remplaçant, Stagiaire et Secrétaire. Le détail comparatif figure dans Comptes du cabinet.

Sur la formule Cabinet ou Structure, un associé co-gestionnaire s'ajoute via le menu Équipe. Sur Solo, un seul praticien de l’équipe : pas d'associé co-gestionnaire — passez en Cabinet pour deux praticiens réguliers.

Tableau de bord

Page d'accueil : organisation, votre rôle, SIRET, statut de vérification, bloc « Contrôle du cabinet » (autorisation d'émettre, registre).

• Nouvelle facture — si l'organisation est autorisée et sans suspension liée à une modification d'adresse ou d'identité en attente de validation.
• Indicateurs Factures émises (nombre) et Montant émis (hors factures annulées). Un sélecteur permet d'afficher l'année civile en cours ou le cumul depuis l'ouverture du cabinet (préférence mémorisée sur cet appareil).
• Prochain numéro réservé (numérotation automatique).
• Dix dernières factures — patient, total, statut ; lien vers la fiche.

La liste complète (factures émises et annulées) est dans le menu Factures émises, avec recherche, filtres et tri.

Factures

Nouvelle facture

Formulaire : prénom et nom du patient (obligatoires), adresse facultative, échéance (aujourd'hui ou ultérieure, max. 5 ans), mode de paiement (liste : espèces, carte, chèque, virement, prélèvement, plusieurs modes, à préciser — mention informative uniquement, sans preuve d'encaissement), jusqu'à 20 lignes d'honoraires (quantité × prix unitaire, TVA non applicable). Selon le rôle, un sélecteur désigne le professionnel facturé. Un récapitulatif s'affiche avant validation. Numérotation automatique (PRÉFIXE-AA-MM-000). Refus si le cabinet ne peut pas facturer ou si une validation administrative est en cours.

Document fiable et vérifiable — saisissez le prénom et le nom exactement comme sur les documents du patient (orthographe, accents, casse ; sans civilité) pour garantir la vérifiabilité sur le portail. Dans le libellé, décrivez uniquement la nature de l'acte (ex. « Séance de suivi (50 min) »), sans identité ni détail médical : le libellé figure sur le PDF et est visible dès l'ouverture du lien de vérification. Sur /verify, le nom patient est masqué par défaut puis soumis à un auto-contrôle (prénom et nom séparés) — voir Vérification publique et Confidentialité patient.

Liste des factures émises

Sur Factures émises : recherche libre (patient, numéro, année ou mois/année), filtres combinables et tri par date d'émission ou par nom du patient (le tri n'est pas mémorisé d'une visite à l'autre).

Détail d'une facture

Statut, lien de duplicata public (numéro + code), patient, montants, QR de vérification, lignes, journal d'audit. Téléchargement du PDF et personnalisation (mentions, cachet) depuis cette page.

Le duplicata public masque le nom patient par défaut ; l'auto-contrôle (étape 3) le révèle en validant la concordance. Votre fiche cabinet et le PDF conservent le nom complet.

L'annulation (statut « Annulée », conservation en base, exclusion des totaux « montant émis ») est réservée au gestionnaire principal du Cabinet et aux associés. Les obligations métier (avoir, comptabilité) restent votre responsabilité — voir Conservation des factures et des journaux d'audit.

Vue consolidée des audits : Journaux d'audit.

PDF et personnalisation

Sur Paramètres (section Factures PDF), sur Personnalisation PDF ou sur la fiche facture (bouton Configurer CG et cachet) : mentions en pied de page (conditions générales) et cachet image (PNG ou JPG), avec aperçu du cachet enregistré. Enregistrez puis Télécharger le PDF pour contrôler le rendu. Les réglages sont conservés pour l'organisation.

Les mêmes réglages s'appliquent à toutes les factures du cabinet.

Mes coordonnées

Identité du cabinet (raison sociale, SIRET, adresse), profil sur les factures selon le rôle, contacts « cabinet » sur les documents.

• Modification de l'identité de structure ou de l'adresse postale : peut suspendre l'émission jusqu'à validation FactSecure (notification côté administration).
• Modification des contacts facturation : notification admin, sans suspension de l' émission.
• Profil sur les factures : édition par le Gestionnaire du Cabinet et par l'associé pour leur propre bloc ; remplaçants en lecture seule (définition par le gestionnaire principal du Cabinet) ; stagiaires : profil affiché = celui du Gestionnaire du Cabinet. Le nom affiché est facultatif pour le Gestionnaire du Cabinet et l'associé. Un bouton Prévisualiser l'en-tête (PDF) (à côté de Modifier) ouvre un document d'aperçu du haut de page facture avec filigrane « Prévisualisation en-tête » ; en mode édition, Prévisualiser le brouillon (PDF) applique les valeurs saisies sans les enregistrer.
• L'e-mail de connexion se modifie dans Paramètres.

Journaux d'audit

La page /dashboard/journaux-audit liste les événements (émission, vérifications publiques avec numéro et code corrects, etc.), par date décroissante. L'accès peut être restreint pour un secrétaire, remplaçant ou stagiaire depuis Comptes du cabinet.

Colonnes Facture, Action, Acteur, Détails — même logique que sur chaque fiche facture. Voir aussi Conservation.

Conservation des factures et des journaux d'audit

Les factures et journaux d'audit relèvent d'obligations comptables, fiscales et souvent professionnelles, ainsi que de la confiance dans la vérification publique.

Enjeux

• Une facture émise doit pouvoir être retrouvée et produite pendant les délais applicables à votre situation.
• Le journal d'audit complète la facture et le PDF pour une chaîne de preuve dans le temps.
• FactSecure stocke ces éléments de façon persistante ; votre cabinet reste responsable de ses archives hors plateforme (PDF, expert-comptable, etc.).

Contenu conservé dans la plateforme

• Données de facturation : patient, lignes, montants, statut, numérotation, références publiques, codes de vérification.
• PDF : téléchargement depuis la fiche ; empreintes et métadonnées techniques pour l'intégrité.
• Journaux d'audit : sur la fiche facture et en vue consolidée.

Durées légales (cadre général, France)

Pour les pièces justificatives de nature fiscale, le livre des procédures fiscales (article L. 102 B) impose notamment une conservation pendant six (6) ans. D'autres obligations (comptables, ordinales, professionnelles) peuvent être plus longues selon votre situation : rapprochez-vous de votre expert-comptable ou de votre ordre.

FactSecure ne remplace pas un conseil juridique ou comptable pour votre politique d'archivage. La conservation sur la plateforme ne vous dispense pas d'exporterer vos propres archives (PDF téléchargés, exports) sur des supports dont vous avez la maîtrise.

Durée technique sur les serveurs FactSecure

Pendant l'abonnement, les factures au statut émis ou annulé et les journaux d'audit associés restent consultables et exportables depuis l'espace cabinet. Au-delà d'une durée technique de six ans (72 mois) après la date d'émission, elles sont supprimées automatiquement des serveurs (données et journaux liés à la facture concernée), y compris pour la vérifiabilité en ligne (QR, code, portail public).

Un e-mail et un message d'information dans Messagerie et Support (sans ticket ni réponse), le premier jour du mois si nécessaire, peuvent regrouper les factures dont la purge est prévue dans le mois (calendrier aligné sur le fuseau d'affichage du service, en principe Europe/Paris si le paramétrage n'a pas été modifié). Destinataires : gestionnaire principal et associé co-gestionnaire actifs.

Après résiliation de l'abonnement

• À la date d'effet de la résiliation, l'accès courant au service est clos. Vous disposez alors d'un délai de trente (30) jours calendaires pour exporter vos factures au format PDF (accès restreint aux fonctions d'export).
• Ce délai peut être prolongé sur demande écrite formulée avant son expiration, aux conditions tarifaires alors en vigueur.
• À l'expiration du délai de réversibilité, FactSecure procède à la suppression ou à l'anonymisation des données, dans un délai maximum de quatre-vingt-dix (90) jours, sous réserve des données qu'il serait légalement tenu de conserver.

Le praticien / le cabinet reste responsable de son archivage : conservation des PDF téléchargés, exports comptables, doubles copies. Voir les mentions légales et les conditions contractuelles en vigueur.

Bonnes pratiques

• Conserver systématiquement une copie du PDF ou un export aligné avec la comptabilité.
• En cas d'erreur : annulation ou avoir selon la réglementation, pas de suppression arbitraire.
• En contrôle ou litige : pouvoir produire facture, PDF et extraits d'audit pertinents.
• Sensibiliser les collaborateurs : les actions laissent des traces dans le journal d'audit.

Données personnelles et RGPD : section RGPD.

Équipe (Cabinet / Structure)

Rubrique Équipe — visible sur les formules Cabinet (2 à 5 praticiens) et Structure (2 à 12 praticiens). Elle matérialise les praticiens de l’équipe pour lesquels l'abonnement est dimensionné.

• Place 1 — occupée automatiquement par le gestionnaire principal du Cabinet (créé à l'ouverture).
• Places 2 à 5 (Cabinet) — invitées depuis la cartographie : choisissez Praticien (facturation à son nom, sans admin cabinet) ou Associé co-gestionnaire (mêmes pouvoirs admin que le gestionnaire + facturation).
• Capacité souscrite — ajustable (2–5) depuis cette page ; impossible de réduire si des places sont encore occupées.
• Si l'e-mail invité correspond déjà à un compte du cabinet, le compte est promu praticien de l’équipe (mot de passe inchangé).

Les remplaçants, stagiaires et secrétaires ne passent pas par Équipe — voir Comptes du cabinet. Les praticiens de l’équipe sont inclus dans le forfait Cabinet (2 à 5) : pas de surcoût Stripe par praticien. Pour dépasser les quotas des comptes cabinet, voir l'option addon dans Mon abonnement.

Pilotage structure

Rubrique Pilotage structure — réservée à la formule Structure. Vue consolidée : occupation des praticiens de l’équipe et indicateurs d'émission par praticien (hors factures annulées).

• Accessible depuis le menu latéral ou le bandeau du tableau de bord (formule Structure).
• Indicateurs montant / volume : bascule entre l'année civile et le cumul depuis l'ouverture (préférence mémorisée sur cet appareil), comme sur le tableau de bord.
• Raccourcis vers Équipe, Comptes du cabinet, Factures émises et Mon abonnement.
• Les factures d'abonnement FactSecure vers votre structure évolueront vers le format électronique normé (Factur-X B2B) d'ici septembre 2027 — distinct des honoraires patients en PDF.

Comptes du cabinet

La page Comptes du cabinet permet au gestionnaire principal du Cabinet (et associés) de créer des comptes secrétaire, remplaçant ou stagiaire, de paramétrer leurs droits d'accès (autres factures, pilotage, journal d'audit) via un tableau de cases à cocher, et le cas échéant le profil affiché sur les factures. L'associé co-gestionnaire et les praticiens qui facturent à leur nom s'ajoutent via Équipe.

Quel rôle choisir ?

Avant de créer un compte, identifiez le besoin : co-gestion du cabinet, remplacement temporaire d'un praticien, stage, ou accès administratif (consultation). Le tableau ci-dessous résume les droits et les limites de chaque profil. Les libellés Oui, Non et Lecture seule s'appliquent dans l'état normal du cabinet (cabinet vérifié et autorisé à facturer, sauf mention contraire).

Rappels pratiques par profil

• Associé co-gestionnaire — Cabinet/Structure uniquement, via Équipe, mêmes pouvoirs admin que le gestionnaire. Non disponible en Solo.
• Praticien — Cabinet/Structure uniquement, via Équipe : facture à son nom, sans administration du cabinet.
• Remplaçant — professionnel qui facture à son nom temporairement ; pas d'administration du cabinet. Jusqu'à 2 comptes.
• Stagiaire — facturation au nom du praticien sur le PDF (choix en Cabinet / Structure, automatique en Solo) ; pas de N° ADELI obligatoire à la création. Jusqu'à 2 comptes.
• Secrétaire — personnel administratif : consulte les factures et émet au nom d'un praticien de l’équipe ; son nom n'apparaît pas sur le PDF. 1 compte maximum. Pas de N° ADELI / RPPS requis.

Quotas inclus et option addon

• Solo — 1 praticien de l’équipe. Quotas : 1 secrétaire, 2 remplaçants, 2 stagiaires (gestionnaire non compté). Pas d'associé co-gestionnaire.
• Cabinet / Structure — 1 secrétaire, 2 remplaçants, 2 stagiaires (pas d'associé gratuit ici). Associés et praticiens = via Équipe.
• Au-delà : compte d’équipe supplémentaire +5 €/mois (Mon abonnement), pool flexible une fois tous les quotas remplis.

Création et gestion des comptes

Depuis Ajouter un compte : saisissez nom, prénom, e-mail, mot de passe (politique FactSecure), rôle et N° ADELI/RPPS lorsque requis. Les rôles déjà au quota maximum apparaissent comme « quota atteint » et ne peuvent plus être sélectionnés.

• Quotas (tous statuts confondus) — voir encadré ci-dessus selon votre formule.
• Profil facture : modifiable via « Profil facture » sur chaque ligne concernée (remplaçant, praticien de l’équipe…) — non proposé pour les rôles Secrétaire et Stagiaire, qui ne facturent pas en leur nom propre.
• Suspension / réactivation : possible pour tous les comptes listés sauf le gestionnaire principal du cabinet.
• Suppression d'un compte : depuis la page Comptes du cabinet (pas la suppression de son propre compte, réservée aux gestionnaires et associés dans Paramètres).

Le premier gestionnaire principal du Cabinet est créé par l'administration FactSecure lors de l'ouverture du cabinet ; il n'apparaît pas dans la liste des comptes du cabinet.

Paramètres

E-mail de connexion et mot de passe (avec règles de sécurité), suppression de compte lorsque les règles métier le permettent, thème clair / sombre. Le profil « Gestionnaire du Cabinet » sur les factures se gère dans Mes coordonnées. La formule d'abonnement, le paiement et les factures éditeur se gèrent dans Mon abonnement.

Si vous connaissez votre e-mail mais plus votre mot de passe, voir la section Connexion et mot de passe oublié (lien « Mot de passe oublié » sur la page de connexion).

Messagerie et Support

Canal de support technique avec FactSecure : ouvrez un ticket (incident ou demande), suivez les réponses, et lisez les messages d'information déposés par FactSecure — sans réponse possible. Ce n'est pas un chat instantané.

Accès et nouveau ticket

• Boîte de réception : /dashboard/contact/threads (pastille possible pour les éléments non lus).
• Ouvrir un ticket Support : /dashboard/contact — motif dans la liste (précision obligatoire si « Autre »), description (10 000), pièce jointe facultative JPG ou PDF (15 Mo max). Les pièces jointes sont conservées 7 jours puis supprimées automatiquement (le texte du message reste).

Boîte de réception, archives, corbeille

Onglets Boîte de réception, Archivés, Corbeille. Les tickets portent une pastille « Ticket » (ou « Ticket clos ») ; les messages d'information portent « Message » et n'acceptent pas de réponse.

Répondre et classer

• Historique du ticket et pièces jointes téléchargeables.
• Réponse au support avec les mêmes règles de pièces jointes (ticket ouvert uniquement).
• Archivage, corbeille, restauration ou suppression selon l'état.

Accès réservé au gestionnaire principal du Cabinet et aux associés — les autres rôles ne voient pas l'entrée Messagerie et Support.

Vérification publique d'une facture

Le portail /verify authentifie l'enregistrement FactSecure (données métier vs empreinte d'émission). Il ne lit pas les octets d'un PDF local. La procédure en 3 étapes ajoute une couche d'auto-contrôle pour renforcer la fiabilité du contrôle croisé avec le document reçu.

Procédure recommandée (3 étapes)

Vue d'ensemble du parcours : schéma « Émettre et faire vérifier ».

1. Étape 1 — Ouvrir le duplicata : saisir le numéro et le code, ou scanner le QR. FactSecure affiche le statut (authentique, annulée, altérée…) et le duplicata officiel. Les consultations réussies peuvent être journalisées.
2. Étape 2 — Contrôle croisé des données facture : comparer avec le PDF ou le papier le n° de facture, les dates, le total, le cabinet émetteur et le statut. Si un montant ou une date diffère alors que le portail affiche « authentique », le support a probablement été modifié hors plateforme.
3. Étape 3 — Auto-contrôle du nom patient : le nom est masqué par défaut (XXXXXXXXXXXX). Pour les factures récentes : saisir le prénom et le nom dans des champs séparés (tels que sur la facture, sans civilité). Pour les factures antérieures à libellé unique : recopier ce libellé complet. Une concordance confirme que le support détenu correspond à l'enregistrement FactSecure et révèle le nom. Une discordance doit conduire à une vérification complémentaire auprès du cabinet émetteur. Lorsque l'orthographe portée sur le document est exacte, un échec de concordance constitue un indice sérieux de falsification, sans que FactSecure ne porte d'appréciation sur la portée juridique de ce constat.

Confidentialité et bonnes pratiques à l'émission : Confidentialité sur la vérification publique.

Confidentialité sur la vérification publique

La vérification publique authentifie une facture sans exposer inutilement l'identité du patient. Sur /verify, le nom est masqué par défaut (XXXXXXXXXXXX) ; l'auto-contrôle (nom exact) révèle le nom uniquement à qui possède déjà le document — et valide en même temps la concordance patient.

Auto-contrôle (étape 3) — couche de fiabilité

• Saisie du prénom et du nom dans des champs séparés (factures récentes), ou du libellé patient unique (factures antérieures) — tels que sur la facture, sans Mme / M. / Dr.
• Succès : le nom s'affiche pour le contrôle ; le support concorde avec l'enregistrement FactSecure.
• Échec : reprendre le contrôle croisé (n°, dates, montants) et, si besoin, contacter le cabinet émetteur. Si l'orthographe du PDF/papier est exacte, l'échec constitue un indice sérieux de falsification — FactSecure ne porte pas d'appréciation juridique sur ce constat.
• Un lien `/verify` partagé (favori, e-mail, messagerie) ne contient jamais le nom patient ni le défi d'auto-contrôle : même après une révélation réussie sur votre appareil, le destinataire du lien voit le nom masqué et doit refaire l'étape 3.

Ce que voit un tiers (patient, mutuelle…)

• Nom patient masqué par défaut (XXXXXXXXXXXX), puis révélation via auto-contrôle (nom exact).
• Contrôle croisé mis en avant : n° de facture, dates, total, cabinet émetteur, statut, empreinte archivée.
• Aucun compte requis — accès via numéro + code ou QR.

Ce qui reste complet côté cabinet

• PDF téléchargé et fiche facture dans l'espace cabinet : nom patient en clair.
• Empreinte d'intégrité : inclut le nom complet pour détecter toute altération en base.

Bonnes pratiques à l'émission

Le libellé des lignes d'honoraires peut aussi révéler une identité s'il contient un nom ou un indice trop précis. Le formulaire Nouvelle facture rappelle d'utiliser des libellés génériques (« Séance de suivi (50 min) », « Consultation du … ») plutôt que « Séance M. Martin ».

Procédure détaillée : Vérification publique. Minimisation (RGPD) : section RGPD.

RGPD et données personnelles

Le RGPD encadre les traitements de données à caractère personnel. Dans l'espace cabinet, vous traitez des données sur votre structure, vos collaborateurs et les patients figurant sur les factures.

Responsabilités

Pour les données que vous saisissez au nom du cabinet, votre structure est en principe responsable de traitement : information des personnes, finalités, durées, réponses aux droits (accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité lorsque applicable). Pour les factures et journaux, voir Conservation.

L'éditeur de FactSecure assure l'hébergement, la sécurisation, le chiffrement de certains jeux de données (ex. paramètres PDF), les journaux techniques et les traitements nécessaires au service, dans le cadre contractuel et légal applicable.

Données concernées

• Comptes : identité, coordonnées, e-mail de connexion, rôle, statut ; mot de passe haché.
• Facturation : patients (nom complet dans l'espace cabinet et le PDF ; masqué sur le portail public /verify), montants, empreintes de contrôle, codes et liens publics.
• Journaux d'audit : horodatage, type d'action, acteur.
• Statistiques d'utilisation agrégées (côté éditeur FactSecure) : volumes d'activité sans exposition du contenu des factures patients.
• Connexion et cookies : informations sur le site public (rubrique données personnelles et cookies).

Minimisation sur le portail public

Sur /verify, le nom du patient est masqué par défaut (XXXXXXXXXXXX), puis soumis à un auto-contrôle (nom exact) qui ajoute une couche de fiabilité sans exposer le nom à une URL seule. Détails : Vérification publique et Confidentialité patient.

Finalités principales

• Exécution du service de facturation et de duplicata vérifiable.
• Gestion des accès et traçabilité des opérations sensibles.
• Administration, sécurité et amélioration du service (indicateurs agrégés).
• Respect des obligations légales et probatoires dans la mesure applicable.

Droits et réclamations

Les personnes concernées par vos factures exercent leurs droits en priorité vis-à-vis du responsable de traitement concerné — en pratique, votre cabinet pour les données métier.

Réclamation possible auprès de l'autorité de contrôle (en France : CNIL).

Politique détaillée (site public) : Données personnelles et cookies — politique RGPD.

Documentation légale

Cette rubrique regroupe les textes juridiques publiés sur le site, distincts du guide produit ci-dessus. Les conditions contractuelles validées avec le cabinet Lexic (conditions générales de service — CGS — et conditions générales d'utilisation — CGU) seront publiées ici dès leur intégration officielle.

Textes déjà publiés

• Mentions légales
• Protection des données personnelles
• Politique cookies
• Données personnelles et cookies (sommaire)

À venir — textes Lexic

• CGS (conditions générales de service) — socle contractuel de l'abonnement FactSecure, avec annexe relative au traitement des données.
• CGU (conditions générales d'utilisation) — règles d'usage de la plateforme et du portail de vérification.
• Page Sécurité des données — mesures techniques et organisationnelles, en lien avec l'annexe CGS.

Tant que ces textes ne sont pas en ligne, les versions contractuelles applicables restent celles acceptées lors de votre souscription (ou communiquées par FactSecure). Pour toute question : Contact.

Questions fréquentes (FAQ)

Réponses courtes aux questions les plus fréquentes. Pour le détail, suivez les liens vers les sections ci-dessus.