Protection des données personnelles

1) Principes de traitement

• Finalité déterminée : les données sont traitées pour fournir la facturation, la vérification documentaire, la traçabilité d'audit et l'administration des comptes.
• Minimisation : seules les informations utiles au fonctionnement et aux obligations métier sont demandées — y compris sur le portail public de vérification (/verify), où le nom patient est masqué par défaut.
• Accès contrôlé : les fonctions sensibles sont réservées selon le rôle utilisateur (cabinet / administration FactSecure).
• Durée de conservation adaptée : les données sont conservées selon leur nature, l'usage du service et les contraintes légales applicables.

2) Données concernées

Selon votre usage, FactSecure peut traiter notamment :

• données de compte (identité professionnelle, e-mail de connexion, rôle, état du compte) ;
• données de facturation (numéro, patient, montants, dates, statuts) ;
• preuves documentaires (empreinte de contrôle, code de vérification, duplicata) ;
• journaux d'audit (actions, horodatage, acteur, contexte technique) ;
• statistiques d'utilisation agrégées de la plateforme (volumes d'activité, répartition des formules, indicateurs techniques), destinées à l'administration FactSecure, à la sécurité et à l'amélioration du service — sans exposition du contenu des factures patients.

3) Répartition des responsabilités

Pour les données que vous saisissez dans votre espace cabinet (factures, patients figurant sur les documents), votre structure reste responsable de la qualité et de la licéité des informations traitées. FactSecure fournit l'infrastructure technique, la sécurisation de l'accès et les mécanismes de preuve et de traçabilité.

4) Portail de vérification publique (/verify)

Le portail accessible sans compte permet de contrôler un duplicata officiel d'une facture émise via FactSecure. Dans un souci de minimisation, le nom du patient y est masqué par défaut sous une forme fixe (XXXXXXXXXXXX), sans initiale ni indication de longueur.

Une révélation conditionnelle est proposée via un auto-contrôle : pour les factures émises avec prénom et nom distincts, saisie séparée de ces deux éléments tels qu'ils figurent sur le document (sans civilité) ; pour les factures antérieures à libellé unique, saisie de ce libellé complet. Cette étape confirme la concordance avec l'enregistrement FactSecure sans exposer le nom à quiconque dispose seulement du lien de vérification. Les consultations réussies peuvent être journalisées à des fins de sécurité et de traçabilité.

Pour les données patients figurant sur les factures, le cabinet émetteur reste responsable de traitement ; FactSecure intervient comme sous-traitant technique pour l'affichage contrôlé du duplicata. Voir aussi les CGU (article 2) : https://factsecure.fr/conditions-generales-utilisation

5) Conservation des factures et journaux d'audit

Les règles françaises applicables aux pièces comptables et à la facturation imposent souvent des durées de conservation de l'ordre de dix ans selon la nature des documents, le statut du professionnel et le contexte fiscal ou social. Les durées exactes dépendent de votre situation : votre cabinet reste responsable du respect des obligations qui lui incombent (archives hors plateforme, conseil d'un expert-comptable ou de votre ordre le cas échéant).

Sur la plateforme FactSecure, les factures (émises ou annulées) et les journaux d'audit associés sont conservés trente-six (36) mois à compter de la date d'émission de chaque facture, afin d'assurer la vérifiabilité en ligne ; au-delà, ils sont supprimés automatiquement conformément à la politique technique du service et aux informations portées à la connaissance des utilisateurs (Messagerie et Support, documentation). Il convient de conserver en parallèle les exports utiles à votre dossier comptable ou probatoire.

Les données personnelles traitées dans ce périmètre ne sont conservées pas plus longtemps que nécessaire au regard des finalités et des durées décrites ci-dessus, sous réserve des obligations légales ou d'un motif légitime de conservation (ex. contentieux).

6) Vos droits

Conformément au RGPD, vous pouvez exercer vos droits d'accès, rectification, effacement, limitation ou opposition lorsque ces droits s'appliquent. Pour les données liées à votre cabinet, la demande doit en priorité être adressée au responsable de traitement compétent au sein de votre organisation.

En cas de besoin, vous pouvez aussi consulter la page Données personnelles et cookies : https://factsecure.fr/rgpd

7) Contact, sous-traitants et réclamation

Responsable du traitement (site et abonnement FactSecure) : FactSecure (nom commercial), entrepreneur individuel Romain OLIVIER, SIREN 107 947 095, SIRET 107 947 095 00017, 24 Résidence les Favrils, 78570 Andrésy, France — TVA non applicable, art. 293 B du CGI — e-mail vie privée : administration@factsecure.fr.

FactSecure fait appel aux sous-traitants techniques suivants, dans le cadre strict de leurs missions :

Stripe, Inc. — Paiement en ligne, abonnements, facturation éditeur (Customer Portal) (localisation : États-Unis / Union européenne (selon entité contractante Stripe)).

Railway Corp. — Hébergement de l'application et des données (localisation : Siège : San Francisco (États-Unis) — serveurs de l'application : Amsterdam, Pays-Bas (région EU West)).

Resend, Inc. — Envoi d'e-mails transactionnels (confirmation, notifications) (localisation : États-Unis).

Upstash, Inc. — Limitation de débit (rate limiting) : compteurs techniques pouvant inclure adresse IP et, le cas échéant, adresse e-mail (TTL courte) — pas de contenu de factures ni de dossiers patients (localisation : Siège : États-Unis — base Redis régionale UE lorsque configurée pour FactSecure (région proche de l'hébergement applicatif)).

Lorsque des données sont traitées hors Union européenne, FactSecure s'assure de garanties appropriées (clauses contractuelles types ou mécanismes équivalents proposés par ces prestataires), dans la mesure applicable.

Pour toute demande relative à la confidentialité, écrivez à administration@factsecure.fr. En France, vous pouvez également saisir la CNIL (https://www.cnil.fr) si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.

Voir aussi CGV, CGU et Gestion des cookies sur factsecure.fr.