Ce guide décrit les fonctions accessibles après connexion sur FactSecure (tableau de bord, factures, coordonnées, collaborateurs, etc.). L’administration FactSecure (validation des cabinets, notifications sensibles) est un espace séparé, réservé à l’équipe FactSecure.
Chaque utilisateur a un rôle dans son organisation. Les libellés affichés dans l’interface sont : Gérant (gérant principal), Associé, Remplaçant, Stagiaire, Autre.
La page d’accueil du cabinet affiche le nom de l’organisation, votre identité et rôle, le SIRET et le statut de vérification, ainsi qu’un bloc « Contrôle du cabinet » (autorisation d’émettre, registre, dernière vérification).
La liste filtrée des seules factures au statut « émis » est aussi disponible à l’adresse /dashboard/factures (raccourci utile à ajouter en favori ; elle n’est pas dans le menu latéral). Le tableau reprend la même colonne Patient que le tableau de bord.
Depuis le tableau de bord, Nouvelle facture ouvre un formulaire : Patient (nom et adresse facultative sur la facture), date d’échéance, mode de paiement, lignes d’honoraires. Le numéro combine un préfixe et une année imposés par le système ; vous pouvez choisir les 5 derniers chiffres (entre 00001 et 99999). L’émission est refusée si le cabinet n’est pas autorisé à facturer ou si les coordonnées postales viennent d’être modifiées et sont en attente de validation.
La fiche facture présente le statut, le lien de duplicata public (numéro + code de vérification), le bloc Patient (nom et adresse), les montants, le QR code de vérification, les lignes, et le journal d’audit (émission, vérifications publiques enregistrées, etc.). Le PDF et le portail public utilisent le même libellé Patient.
Pour voir toutes les lignes d’audit de toutes les factures en un seul tableau, utilisez la rubrique Journaux d'audit du menu (voir aussi la section dédiée ci-dessous). Les obligations de conservation et la valeur probatoire de ces documents sont détaillées dans le chapitre Conservation des factures et des journaux d'audit.
La page /dashboard/journaux-audit regroupe, par date décroissante, les mêmes types d'événements que sur chaque fiche facture : par exemple émission, vérification publique (consultation du portail /verify avec numéro et code corrects), ou autres actions enregistrées dans le journal technique.
Tous les rôles du cabinet y ont accès : il s'agit de l'historique de votre organisation uniquement. Les colonnes Facture (numéro cliquable), Action, Acteur et Détails reprennent la logique du journal présent sur chaque facture.
Ces journaux participent à la traçabilité et à la conservation des preuves d'activité : voir le chapitre Conservation des factures et des journaux d'audit.
La conservation des factures et des journaux d'audit n'est pas un simple réglage technique : ce sont des obligations fortes pour tout cabinet qui facture, au croisement du droit comptable et fiscal, du secret professionnel, de la défense en cas de contrôle et de la confiance des patients ou tiers (preuve d'authenticité via la vérification publique).
En France, les règles de conservation des documents comptables et fiscaux (dont les factures) s'appliquent en principe sur une longue durée, couramment de l'ordre de dix ans selon les cas et le type de document, à compter de la clôture de l'exercice concerné ou selon les prescriptions du droit applicable. Les durées exactes peuvent varier selon votre statut (libéral, société, association, etc.) et les obligations spécifiques de votre profession.
Important : FactSecure ne substitue pas un conseil juridique ou comptable. Pour fixer votre politique de conservation, vos procédures en cas de cessation d'activité et vos archivages hors ligne, rapprochez-vous de votre expert-comptable, de votre ordre professionnel ou de votre conseil.
Pour le traitement des données personnelles et les durées de conservation au sens du RGPD, voir aussi la section RGPD et données personnelles.
Sur la fiche facture, un bloc Personnalisation du PDF permet de saisir les conditions générales (ou mentions en pied de page) et d’ajouter un cachet image (PNG ou JPG). Cliquez sur Enregistrer les réglages PDF puis utilisez Télécharger le PDF.
Vos derniers réglages PDF sont conservés de façon durable pour l’organisation (données chiffrées, stockées en base). Ils s’appliquent aux prochains PDF générés.
Une page d’information sur l’ancien chemin /dashboard/pdf rappelle ce fonctionnement si vous suivez un ancien lien.
Rubrique dédiée à l’identité du cabinet et aux éléments utilisés sur les factures : raison sociale, adresse postale, profil sur les factures (nom affiché, fonction, téléphone, numéro ADELI / RPPS affiché sur le PDF selon le rôle — voir ci-dessous), et contacts « cabinet » sur les documents (e-mail, téléphone, site de l’organisation).
Réservée au gérant principal (entrée de menu et actions côté serveur). Vous y créez des comptes avec nom, prénom, e-mail de connexion et mot de passe (règles de complexité affichées à l’écran, générateur proposé). Pour un associé ou un remplaçant, le numéro ADELI / RPPS est obligatoire ; pour un stagiaire, il ne l’est pas (le profil facture reprend alors celui du gérant). Vous consultez l’état des comptes (actif, suspendu, en attente), modifiez le profil facture des collaborateurs concernés, réinitialisez un mot de passe ou retirez un collaborateur selon les règles affichées à l’écran (par exemple : pas de suspension d’un compte au rôle gérant depuis cette page, les associés pouvant être suspendus par le gérant principal ; pas de suppression de soi-même ici — utiliser Paramètres pour votre compte).
Le premier gérant principal du cabinet est géré par l’Administration FactSecure ; il n’apparaît pas comme simple ligne « collaborateur » dans cette liste.
Sécurité du compte : changement d’adresse e-mail de connexion (avec confirmation par mot de passe), changement de mot de passe, suppression de compte lorsque les règles métier le permettent. Thème clair/sombre sur la même page. Le profil sur les factures du gérant se gère dans Mes coordonnées ; pour les autres rôles, il est défini par le gérant (page Collaborateurs) ou affiché en lecture seule.
La messagerie permet d'échanger par écrit avec l'administration FactSecure (questions sur votre compte, validation des coordonnées, sujets liés à votre cabinet). Ce n'est pas un chat instantané : les messages sont conservés sous forme de fils de discussion avec horodatage.
Trois onglets structurent la liste : Boîte de réception (conversations actives côté cabinet), Archivés (fils que vous avez archivés dans votre espace), Corbeille (fils que vous y avez déplacés). Les libellés et pastilles sur chaque ligne indiquent si une réponse FactSecure est en attente de lecture ou si le fil a été ouvert par l'administration (premier message envoyé depuis l'espace admin vers votre cabinet).
Tous les rôles du cabinet ayant accès au tableau de bord peuvent en principe utiliser la messagerie ; les restrictions éventuelles (compte suspendu, absence de base de données sur l'environnement) sont indiquées à l'écran.
Le portail /verify (également « Vérification publique » dans le menu) permet à n’importe qui de saisir le numéro de facture et le code de vérification figurant sur le duplicata. Le service indique si le document est considéré comme authentique, annulé ou altéré, et résume la preuve (empreinte archivée). En cas de succès, le duplicata affiché reprend notamment le Patient (nom tel qu’enregistré à l’émission), les montants et le nombre de lignes. Chaque consultation réussie peut être enregistrée dans le journal d’audit de la facture et dans les journaux côté administration FactSecure.
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) encadre la collecte et l'utilisation des données à caractère personnel au sein de l'Union européenne. En utilisant l'espace cabinet FactSecure, vous traitez des données professionnelles (votre structure, vos collaborateurs, les patients figurant sur vos factures, vos factures) via une plateforme hébergée.
Pour les données que vous saisissez au nom de votre cabinet (patients facturés, montants, factures, coordonnées affichées sur les documents), votre structure est en principe responsable de traitement : vous devez informer les personnes concernées, respecter les finalités et durées de conservation applicables à votre activité (obligations comptables, secret professionnel le cas échéant) et répondre aux demandes d'exercice des droits (accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité lorsqu'ils s'appliquent). Pour les factures et les journaux d'audit, le chapitre Conservation des factures et des journaux d'audit rappelle l'importance de ces durées côté métier et réglementaire.
L'éditeur du service FactSecure assure l'hébergement technique, la sécurisation des accès, le chiffrement de certains jeux de données (ex. paramètres PDF), la tenue de journaux d'audit et les traitements nécessaires au fonctionnement de la plateforme, dans le cadre défini avec vous (contrat, mentions, éventuel traitement d'un sous-traitant / DPA selon votre situation).
Les personnes dont les données figurent dans vos factures (patients facturés) ou vos fichiers métier associés doivent pouvoir exercer leurs droits vis-à-vis du responsable de traitement concerné — en pratique, votre cabinet pour les données métier que vous y enregistrez. Pour les données strictement liées au compte technique FactSecure ou à l'infrastructure, les modalités sont précisées par l'éditeur.
En cas de différend, une réclamation peut être portée auprès de l'autorité de contrôle compétente (en France : la CNIL).
Document détaillé (site public) : Données personnelles et cookies — politique RGPD.