Guide des fonctions accessibles après connexion sur FactSecure : facturation, coordonnées, collaborateurs, conservation des données et vérification publique. L'administration FactSecure (validation des cabinets, alertes sensibles) est un espace séparé, réservé à l'équipe éditrice.
L'accès à l'espace cabinet se fait depuis la page publique /login avec l'e-mail et le mot de passe du compte utilisateur. Ce compte est distinct de l'administration FactSecure (réservée à l'équipe éditrice), qui utilise un autre mode d'authentification.
Si vous avez oublié votre mot de passe mais que votre compte est déjà actif avec un mot de passe défini, vous pouvez recevoir un lien sécurisé sans passer par le support :
Pensez à vérifier le dossier courrier indésirable. En cas d'échec répété, un gestionnaire principal du Cabinet peut toujours déclencher une réinitialisation depuis l'administration FactSecure (fiche client, collaborateurs). Les comptes suspendus ou sans mot de passe encore défini ne reçoivent pas ce type de lien ; les nouveaux collaborateurs reçoivent en général un mot de passe provisoire puis sont invités à le changer à la première connexion (Paramètres).
Si vous ne recevez pas l'e-mail, vérifiez votre dossier de courriers indésirables puis contactez l'administration FactSecure.
Chaque compte cabinet a un rôle qui détermine ce qu'il peut faire dans FactSecure. Les cinq profils sont : Gestionnaire du Cabinet, Associé, Remplaçant, Stagiaire et Collaborateur.
Pour choisir le bon rôle lors de la création d'un compte, consultez le tableau comparatif dans la section Collaborateurs.
Page d'accueil : organisation, votre rôle, SIRET, statut de vérification, bloc « Contrôle du cabinet » (autorisation d'émettre, registre).
La liste complète (factures émises et annulées) est dans le menu Factures émises, avec recherche et filtres.
Formulaire : patient, adresse facultative, échéance, mode de paiement, ligne(s) d'honoraires (TVA non applicable). Un récapitulatif s'affiche avant la validation définitive. Numérotation automatique (PRÉFIXE-AA-MM-000). Refus si le cabinet ne peut pas facturer ou si une validation administrative est en cours.
Statut, lien de duplicata public (numéro + code), patient, montants, QR de vérification, lignes, journal d'audit. Téléchargement du PDF et personnalisation (mentions, cachet) depuis cette page.
L'annulation (statut « Annulée », conservation en base, exclusion des totaux « montant émis ») est réservée au gestionnaire principal du Cabinet et aux associés. Les obligations métier (avoir, comptabilité) restent votre responsabilité — voir Conservation des factures et des journaux d'audit.
Vue consolidée des audits : Journaux d'audit.
Sur la fiche facture, bloc Personnalisation du PDF : mentions en pied de page (conditions générales) et cachet image (PNG ou JPG). Enregistrer les réglages puis Télécharger le PDF. Les réglages sont conservés pour l'organisation (données protégées en base).
Ancien raccourci : /dashboard/pdf redirige ou rappelle ce fonctionnement.
Identité du cabinet (raison sociale, SIRET, adresse), profil sur les factures selon le rôle, contacts « cabinet » sur les documents.
La page /dashboard/journaux-audit liste les événements (émission, vérifications publiques avec numéro et code corrects, etc.), par date décroissante, pour toute l'organisation.
Colonnes Facture, Action, Acteur, Détails — même logique que sur chaque fiche facture. Voir aussi Conservation.
Les factures et journaux d'audit relèvent d'obligations comptables, fiscales et souvent professionnelles, ainsi que de la confiance dans la vérification publique.
Les règles françaises de conservation des pièces comptables et fiscales imposent souvent des durées de l'ordre de dix ans selon les cas, le statut et le type de document. Les durées exactes dépendent de votre situation : rapprochez-vous de votre expert-comptable ou de votre ordre.
FactSecure ne remplace pas un conseil juridique ou comptable pour votre politique d'archivage.
Les factures au statut émis ou annulé peuvent être conservées jusqu'à dix ans après la date d'émission, puis supprimées automatiquement des serveurs (données associées et journaux liés à la facture concernée).
Un message dans la messagerie cabinet, le premier jour du mois si nécessaire, peut regrouper les factures dont la purge est prévue dans le mois (calendrier aligné sur le fuseau d'affichage du service, en principe Europe/Paris si le paramétrage n'a pas été modifié).
Le praticien / le cabinet reste responsable de son archivage : conservation des PDF téléchargés, exports comptables, doubles copies. Voir les mentions légales (conservation des données de facturation).
Données personnelles et RGPD : section RGPD.
La page Collaborateurs du menu permet au gestionnaire principal du Cabinet et aux associés de créer des comptes, d'en gérer les accès et les profils affichés sur les factures. Chaque personne reçoit un e-mail de connexion et un mot de passe provisoire à changer à la première connexion.
Avant de créer un compte, identifiez le besoin : co-gestion du cabinet, remplacement temporaire d'un praticien, stage, ou autre collaborateur facturant. Le tableau ci-dessous résume les droits et les limites de chaque profil. Les libellés Oui, Non et Lecture seule s'appliquent dans l'état normal du cabinet (cabinet vérifié et autorisé à facturer, sauf mention contraire).
| Fonction ou droit | Gestionnaire du Cabinet | Associé | Remplaçant | Stagiaire | Collaborateur |
|---|---|---|---|---|---|
| Profil adapté si… | Vous êtes le responsable principal du cabinet (titulaire, compte de référence). | Un co-gérant ou associé doit avoir les mêmes pouvoirs administratifs que vous. | Un professionnel remplace temporairement un praticien et doit émettre des factures à son nom. | Une personne en stage : facturation au nom du gestionnaire du cabinet, sans autonomie administrative. | Un autre membre du cabinet (assistant, secrétariat…) doit pouvoir facturer à son propre nom. |
| Quota de comptes (max.) | 1 (créé par FactSecure) | 1 | 2 | 2 | 1 |
| N° ADELI / RPPS à la création | Oui (gestionnaire initial) | Oui | Oui | Non | Oui |
| Émettre des facturesSous réserve que le cabinet soit vérifié et autorisé à facturer. | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Consulter factures et journaux d'audit | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Annuler une facture émise | Oui | Oui | Non | Non | Non |
| Modifier adresse et contacts cabinet (facturation) | Oui | Oui | Lecture seule | Lecture seule | Lecture seule |
| Modifier identité du cabinet (raison sociale, SIRET…)Toute modification peut suspendre l'émission jusqu'à validation FactSecure. | Oui | Oui | Lecture seule | Lecture seule | Lecture seule |
| Page « Vérification du cabinet » | Oui | Oui | Non | Non | Non |
| Messagerie avec l'administration FactSecure | Oui | Oui | Non | Non | Non |
| Gérer les collaborateurs (créer, suspendre, profils…) | Oui | Oui | Non | Non | Non |
| Modifier son profil sur les factures (Mes coordonnées)Remplaçant et collaborateur : profil défini par le gestionnaire ou l'associé. Stagiaire : profil du gestionnaire affiché sur le PDF. | Oui | Oui | Lecture seule | Lecture seule | Lecture seule |
| Changer e-mail / mot de passe (Paramètres) | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Supprimer son propre compte (Paramètres) | Oui | Oui | Non | Non | Non |
| Suspension depuis la page CollaborateursLe gestionnaire principal du cabinet ne peut pas être suspendu depuis cette page. | Non (compte gestionnaire) | Oui | Oui | Oui | Oui |
Depuis Ajouter un collaborateur : saisissez nom, prénom, e-mail, mot de passe (politique FactSecure), rôle et N° ADELI/RPPS lorsque requis. Les rôles déjà au quota maximum apparaissent comme « quota atteint » et ne peuvent plus être sélectionnés.
Le premier gestionnaire principal du Cabinet est créé par l'administration FactSecure lors de l'ouverture du cabinet ; il n'apparaît pas dans la liste des collaborateurs.
E-mail de connexion et mot de passe (avec règles de sécurité), suppression de compte lorsque les règles métier le permettent, thème clair / sombre. Le profil « Gestionnaire du Cabinet » sur les factures se gère dans Mes coordonnées.
Si vous connaissez votre e-mail mais plus votre mot de passe, voir la section Connexion et mot de passe oublié (lien « Mot de passe oublié » sur la page de connexion).
Échanges écrits avec l'équipe FactSecure (compte, validation des coordonnées, sujets liés au cabinet). Messages conservés en fils horodatés — pas un chat instantané.
Onglets Boîte de réception, Archivés, Corbeille. Libellés et pastilles indiquent une réponse admin à lire ou l'ouverture du fil côté administration.
Accès réservé au gestionnaire principal du Cabinet et aux associés — les autres rôles ne voient pas l'entrée Messagerie.
Le portail /verify permet de saisir le numéro et le code ou de scanner le QR. Le service contrôle l'enregistrement FactSecure (intégrité des données métier par rapport à l'empreinte), pas les octets d'un PDF local. Le statut authentique, annulé ou altéré s'applique à cet enregistrement ; en cas de succès, le duplicata affiché reprend patient, montants et lignes pour comparaison manuelle avec tout document reçu.
Les consultations réussies peuvent être enregistrées dans le journal d'audit de la facture et côté administration.
Le RGPD encadre les traitements de données à caractère personnel. Dans l'espace cabinet, vous traitez des données sur votre structure, vos collaborateurs et les patients figurant sur les factures.
Pour les données que vous saisissez au nom du cabinet, votre structure est en principe responsable de traitement : information des personnes, finalités, durées, réponses aux droits (accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité lorsque applicable). Pour les factures et journaux, voir Conservation.
L'éditeur de FactSecure assure l'hébergement, la sécurisation, le chiffrement de certains jeux de données (ex. paramètres PDF), les journaux techniques et les traitements nécessaires au service, dans le cadre contractuel et légal applicable.
Les personnes concernées par vos factures exercent leurs droits en priorité vis-à-vis du responsable de traitement concerné — en pratique, votre cabinet pour les données métier.
Réclamation possible auprès de l'autorité de contrôle (en France : CNIL).
Politique détaillée (site public) : Données personnelles et cookies — politique RGPD.
Réponses courtes aux questions les plus fréquentes. Pour le détail, suivez les liens vers les sections ci-dessus.
Non : une facture émise ne peut pas être effacée de la plateforme. Le gestionnaire principal du Cabinet peut en revanche annuler une facture depuis sa fiche (statut « Annulée »). La facture reste dans l'historique, avec journal d'audit et vérification publique possible (le portail indique alors qu'elle est annulée).
Voir aussi la section Factures et Conservation des factures.
Le menu latéral propose la rubrique Factures émises (/dashboard/factures). Vous y trouvez la liste complète des factures émises et annulées, avec recherche et filtres optionnels (patient, année, mois).
Sur la page /login, utilisez Mot de passe oublié ?, puis indiquez l'e-mail de votre compte. Si celui-ci est actif et qu'un mot de passe a déjà été défini, vous recevrez un e-mail avec un lien pour en choisir un nouveau (durée limitée). Sinon, contactez le gestionnaire principal du Cabinet de votre cabinet ou l'administration FactSecure pour une réinitialisation manuelle.
Détails pas à pas : section Connexion et mot de passe oublié.
L'émission est bloquée tant que le cabinet n'est pas autorisé à facturer (compte, vérification administrative) ou lorsqu'une modification d'adresse postale ou d'identité de structure (SIRET, raison sociale…) est en attente de validation par l'administration FactSecure. Le tableau de bord indique le motif dans le bloc « Contrôle du cabinet ».
Après saisie, un écran de récapitulatif vous permet de contrôler patient, montants, mode de paiement et libellés avant validation définitive. Un rappel y indique aussi qu'une facture émise ne peut pas être supprimée et comment fonctionne l'annulation côté gestionnaire principal du Cabinet.
Avec le numéro et le code (ou le QR), le service retrouve la facture et vérifie que les données métier en base cohérent avec l'empreinte archivée à l'émission — pas le fichier PDF sur le poste du lecteur. Un PDF retouché ouvre la même page et peut afficher « authentique » tant que les données FactSecure n'ont pas changé ; il faut comparer visuellement au duplicata affiché. Les consultations réussies peuvent être journalisées.
Les factures (émises ou annulées) peuvent être conservées en base jusqu'à dix ans à partir de leur date d'émission, puis purges automatiques sont possibles. Un message mensuel dans la messagerie cabinet peut lister les factures concernées par une purge prévue dans le mois. Vous restez responsable de vos archives (PDF téléchargés, dossier comptable). Détails : Conservation des factures et des journaux d'audit, mentions légales.
L'entrée Messagerie est visible pour le gestionnaire principal du Cabinet et les associés uniquement. Les autres rôles n'ont pas accès à ce canal ; les messages d'erreur ou d'interdiction éventuels s'affichent à l'ouverture des pages concernées.
Non : la numérotation est entièrement automatique (format PRÉFIXE-AA-MM-000, ordre mensuel). Le prochain numéro réservé est affiché sur le tableau de bord. Si vous migrez depuis un autre outil de facturation, l'équipe FactSecure peut configurer le numéro de départà la création du cabinet pour que les trois derniers chiffres reprennent à la valeur souhaitée (jusqu'à 999).
Sur chaque fiche facture, le bloc Personnalisation du PDF permet de saisir des mentions (conditions générales) et d'ajouter un cachet image (PNG ou JPG), puis d'enregistrer avant de télécharger le PDF. Voir la section PDF et personnalisation.